tempus bietet Ihnen die folgenden wesenglichen Funktionen
Design der Verwaltung
Das Design der Terminvereinbarung ist an das Design des Webauftritts der Verwaltung angelehnt oder wird eest darin integriert. Dazu gehören natürlich die Verwendung des Logos, der Farben, die Möglichkeit, selbst Texte zu ändern usw.
Beispiel eines Designs
Dynamische Mitarbeiterzuordnung
Die Nutzung der Terminvereinbarung benötigt keine Festlegung bestimmter Schalter als Terminschalter. Die Vergabe des Termins erfolgt nach Erreichen der vereinbarten Terminzeit dynamisch an dem Schalter, der den nächsten Kunden aufruft.
Kapazitätsbasierte Planung
Eine Terminangebot nach dem Muster „alle Viertelstunde ein Termin“ war gestern. Wie wollten Sie dabei berücksichtigen, wie viele Anliegen ein Kunde dabei erledigen möchte? Evt. dauert es nur wenige Minuten oder auch sehr lange, zum Beispiel, wenn der Kunde gleich für die ganze Familie neue Personalausweise beantragen möchte.
Bei der kapaziätsbasierten Planung geben die Kunden zunächst an, welche Anliegen sie im Rahmen des Termins erledigen möchten. Daraus berechnet tempus eine voraussichtliche Bearbeitungsdauer.
Im folgenden bietet das System nur die Termindaten und -Zeiten an, an denen Sie genügend Personal zur Bearbeitung von Terminen vorgesehen haben.
Auswahl der gewünschten Anliegen
Die Kunden wählen aus einer Liste mit möglichen Anliegen diejenigen aus, die sie im Rahmen des Termins erledigen möchten. Die jeweilige Anzahl, z.B. zwei Neuzulassungen, wird mit erfasst.
Auswahl des Standortes
Anhand der gewünschten Anliegen ermittelt tempus, an welchen Standorten die Bearbeitung aller gewünschten Anliegen möglich ist und bietet diese zur Auswahl an.
Frühestmöglicher Zeitpunkt
Für jeden Standort, an dem die Anliegen möglich sind, gibt tempus gleich mit an, wann dort der erstmögliche Termin angeboten werden kann.
Notwendige Termininformationen
Nach Auswahl des Termindatums und der Uhrzeit werden in einer weiteren Maske die evt für den Termin notwendigen Angaben abgefragt. Diese Maske kann von der Verwaltung frei gestaltet werden. Als Abschluß dieser Maske kann der Termin final vom Kunden bestätigt werden.
Terminbestätigungen
Nach Vereinbarung des Termins erhalten die Kunden eine Bestätigung mit allen relevanten Termindetails ausgegeben.
- Ausgabe auf dem Bildschirm
- Zusendung der Termindaten per Mail
- Zusendung der Termindaten per SMS
- Zusendung der Termindaten per ICS-Datei (Outlook-Termin)
Selbstverständlich werden etwaige um den gewünschten Termin konkurrierende Anfragen vom System gehandhabt. Der erste Kunde, der einen Termin final bestätigt, bekommt diesen auch zugegeteilt, alle anderen Kunden erhalten einen freundlichen Hinweis, dass dieser Termin bereits vergeben ist.
Anbindung an Service NRW
Unser Lösung beinhaltet auch die Möglichkeit, die Terminvereinbarung direkt an den Service NRW (mittlerweile abgelst durch Service BUND) anzubinden. Darüber können sich Kunden legitimieren und Bürgerkonten einrichten, über die in Folge auch Terminkommunikation erfolgen kann.
Anmeldung zum Termin
Einige Verwaltung bitten die Kunden um eine automatisierte Anmeldung zum Termin, sobald sie vor Ort eintreffen. Damit erreichen die Verwaltungen, dass keine vergeblichen Aufrufe erfolgen und ermöglichen den Kunden/Innen in Grenzen ein flexibles Eintreffen innerhalb eines Zeitkorridors um den Terminzeitpunkt. Die Anmeldung erfolgt einfach per QR-Code von der Terminvereinbarung. Ganz modern eben.
Löschung des Termins
Die Kunden können einen Termin jederzeit vor dem Termin löschen. Dazu können Sie am einfachsten einen Link in den E-Mails, über den der Termin direkt gelöscht werden kann, anklicken.
Alternativ können sie auch anhand Ihrer Termindaten die Löschung auf der Seite der Terminvereinbarung selbst durchführen.
Mehrsprachigkeit
tempus ist mehrsprachig ausgelegt. In mindestens sechs beliebigen Sprachen können Sie das System parallel konfigurieren und die Sprache einfach über Aufrufparameter oder z.B. Flaggensymbole auf der Startseite auswählen lassen.
Geoservices, ÖPNV und Autoanreise
tempus bietet Ihnen optional eine Anreiseplanung zum Termin. Alle möglichen Standorte werden in einer zoombaren Karte angezeigt und die Anreise von einem beliebigen Standort kann per Autonavigation oder Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln geplant werden.
Das Administrations-Backend ist ausschließlich für die Mitarbeiter der Verwaltung gedacht.
Webbasiertes System
Das Administrations-Backend ist, wie auch das Kunden-Frontend, rein Webbasiert. Eine Installation auf jedem Nutzer-PC kann somit entfallen.
Passwort-geschützter Zugang
Der Zugang zu dem Administrations-Backend ist passwortgeschützt. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin erhält einen eigenen Zugang. Das Passwort kann ein Verfallsdatum haben, so dass es neu gesetzt werden muss, wobei sich das System die letzten Passwörter des Logins merkt und eine wiederholte
Verwendung unterbindet. Lange nicht verwendete Logins werden aus Sicherheitsgründen automatisch deaktiviert, können aber vom Systemadministrator wieder reaktiviert werden. Mehrfach falsche Passworteingaben führen zu einer Deaktivierung des Logins.
Beliebige Benutzerrechte
Die mehrdimensionale Benutzerrechtevergabe ermöglicht eine fein abgestimmte Zuordnung von Rechten zu jedem Login. Damit können unterschiedliche Rollen festgelegt werden und bestimmten Benutzern zugewiesen werden.
USH-User Specific Help System (Benutzergenaue Hilfe)
tempus bietet eine in das System integrierte, benutzerindividuelle Hilfe, bei der die jeweiligen Benutzer nur die Hilfstexte vorgestellt bekommen, deren Funktionen sie auch wirklich selbst ausüben dürfen. So bleibt die Online-Hilfe stets kompakt und übersichtlich.
Menü- und Feldbezogene Hilfe
Zusätzlich zu der benutzerspezifischen Hilfe (USH) bietet das System auch Masken- bzw. sogar feldbezogene Hilfe an.
Benutzerspezifische FAQ-Liste
In das System ist auch eine FAQ-Liste mit häufigen Fragen und Antworten darauf integriert, die laufend aktuell gehalten wird. Wie bereits bei der Hilfe, ist auch die FAQ-Liste auf den jeweiligen Benutzer und seine Rechte abgestimmt, um bestmögliche Hilfe geben zu können. So wird z.B. vermieden, dass ein Sachbearbeiter mit Tipps zur Konfigurierung belastet wird.
Plausibilitätskontrollen
Ebenfalls integriert in das System sind Plausibilitätskontrollen, die Hilfe bei der Konfiguration und Nutzung geben, um Fehlbedienungen oder Fehlkonfigurationen vermeiden hilft.
Übergabe der Termine an Aufrufanlagen
tempus arbeitet mit den wesentlichen Aufrufanlagenherstellern zusammen und kann Termine in die Aufrufanlagen übergeben. Zum Beispiel ist dies neben der eigenen Aufrufanlage primus mit Anlagen von ARAS, Netcallup und Mem-o-Matic möglich.
Systemkonfigurationen
tempus bildet die Struktur der Organisation über intuitiv zu bedienende Menüs und Strukturen ab. Neben Standorten und Schlangen kann z.B. festgelegt werden, welche Anliegen an welchen Schlagen bearbeitet werden können.
Mehrsprachigkeit
Über das Administrations-Backend können direkt vom Systemadministrator selbständig die mehrsprachigen Texte geändert und angepasst werden.
Individuelle Layoutanpassungen
Über das Administrations-Backend können die Systemadministratoren jederzeit das Design des Front-Ends für die Benutzer selbst anpassen.
Individuelle Formulare
Da einzelne Bereiche durchaus andere Notwendigkeiten für die Eingabe terminrelevanter Daten haben, ist eine individuelle Gestaltung der Eingabemasken für die Systemadministratoren möglich.
E-Mail-Konfiguration
Selbstverständlich ist auch eine individuelle Formulierung von E-Mail-Inhalten, mit der die Termine bestätigt werden, möglich.
Eigene Berichte gestalten
Über den eingebauten Berichtsgenerator können die von tempus bereitgestellten Daten in einem eigenem Layout darstellt werden.
Über eine Nebenstelle der Stadtverwaltung kann der Dialog rund um die Uhr zum normalen Festnetztarif erreicht werden.
Für die Laufkundschaft im Standort
Der Markendrucker ist für die Laufkundschaft vor Ort vorgesehen. Über ihn können die Kunden im Standort selbständig Termine vereinbaren. Dabei darf unter „Terminen“ nicht ein weit in der Zukunft liegender Zeitpunkt verstanden werden. „Termin“ meint hierbei, einen festen Zeitpunkt, der allerdings auch schon in der nächsten Minute liegen kann – Bearbeitungskapazität vorausgesetzt.
Keine spezielle Software notwendig
Der tempus Markendrucker ist rein HTML-basiert und kann in jedem Browser laufen. Überlicherweise werden die Markendrucker allerdings in Kiosk-Systemen verwendet, über die das Publikum selbständig Terminwartemarken generieren kann.
Auswahl der Anliegen
Über ein modernes, kachelartiges Verfahren können die Kunden an dem Markendrucker die gewünschten Anliegen auswählen.
Termin vereinbaren
Im folgenden können die Kunden den für sie bestmöglich passenden Termin auswählen. Es ist garantiert, dass dieser Termin nicht vor der vereinbarten Zeit aufgerufen wird und der nächste ist, der bei Erreichen der Zeit vom Sachbearbeiter aufgerufen wird.
Mit eigenem Termin Kontingent
Für die Markendrucker kann ein eigenes Terminkontingent bereitgestellt werden, so dass jederzeit sichergestellt ist, dass Bearbeitungskapazität für die Laufkunden vor Ort bereit steht.
Unterschiedliche Kiosk-Systeme möglich
Der tempus-Markendrucker kann grundsätzlich auf fast jedem Kiosk-System mit Touch-Screen und Bondrucker arbeiten. Möglich ist auch ein Einsatz direkt an der Infotheke Ihrer Verwaltung, bei dem die MitarbeiterInnen das System bedienen. Die von uns lieferbaren Kiosk-Systeme haben dabei den Vorteil, direkt mit dem eingebauten Drucker kommunizieren zu können. Damit erkennt der Drucker selbständig das Papierende und signalisiert dies entsprechend. Viele unserer Einbaudrucker verfügen auch über einen sogenannten Präsenter, bei dem die Marke erst ausgegeben wird, wenn der Drucker abgeschlossen ist. Damit verhindert das System wirkungsvoll den ansonsten häufigen Papierstau, wenn Kunden die noch im Druck befindlichen Marken versuchen, aus dem System zu ziehen. Durchdachte Details einer durchdachten Lösung für Ihr Kundenmanagement.
Optionale Erweiterung Dokumenten-Verfügbarkeits-Abfrage
Erweiterbar mit DVA-Funktionalität
Häufig sind Termine abhängig von einer Voraussetzung. Zum Beispiel können Termine zur Abholung eines Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels erst stattfinden, wenn der Ausweis von der Bundesdruckerei in der Verwaltung eingetroffen ist. Für diesen Zweck gibt es eine optionale Komponente DVA (Dokumenten-Verfügbarkeits-Abfrage). Darüber wird zunächst geprüft, ob das Dokument bereits vorliegt. Im positiven Fall wird dann sofort in die Terminverein-barung mit dem richtigen Anliegen und für die richtige Abholstelle verzweigt.
Dokumentenbeispiel
Optionale Erweiterung Terminfreischaltung
Man nennt dies auch „anmelden“.
Dabei kann bei der Anmeldung zum Beispiel geprüft werden, ob der Termin in einem Zeitraum von +- X Minuten um die aktuelle Uhrzeit liegt.
Durch die Anmeldung wird der Termin zum Aufruf eingereiht. Der faktische Aufruf erfolgt dann nach der Reigenfolge der Anmeldung. Durch dieses Verfahren wird eine gewisse Flexibilität bei der Wahrnehmung der Termine ermöglicht.
Optionale Erweiterung Einlasskontrolle / Türöffnung
Dabei berücksichtigt das System auch die Anzahl der bereits wartenden Personen und gewährt den Zutritt nur dann, wenn der Termin in dem oben bereits skizzierten Zeitfenster um die aktuelle Uhrzeit liegt und außerdem noch freie Warteplätze im Wartebereich sind.
Bei der vollautomatischen Variante wird die Einlasskontrolle über ein Wandgerät per QR-Code oder eingetippten Termindaten geleistet und der Einlass durch automatische Türöffnung gewährt.
Optionale Erweiterung E-Payment
Beispiele dafür können sein:
- Gesundheitbelehrung im Gesundheitsamt
- Führungen durch die Bilbiothek
- Melderegisterauskunft
Optionale Erweiterung Raumbuchung
Das hat auch Auswirkungen auf die Terminplanungssysteme, denn zum Zeitpunkt der Terminvereinbarung ist evt. nicht planbar, in welchem Raum der Termin stattfinden wird. Das klärt sich evt. sogar erst am Termintag.
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