Der Landkreis Vechta ist seit Ende 2020 Kunde von Berner Telecom-Dienste e.K. im Bereich des Straßenverkehrsamtes. An zwei Standorten, in Vechta und in Damme, werden die Kontakte
der Kunden über Termine über das Internet koordiniert. Dazu wird die tempus-Terminvereeinbarung und vor Ort für die Aufrufe der Kunden die primus-Aufrufanlage verwendet.

Durch die cloudbasierte Lösung wurde die Umsetzung binnen weniger Wochen durchgeführt und hat sofort Erfolge gezeigt.

Gegenüber der bisherigen Terminvereinbarung optimiert tempus die Terminkapazitäten. Dabei werden die angebotene Schalterkapazitäten optimal eingesetzt. Durch die ausgewählten Anliegen
erhalten die Kunden standortübergreifend die frühestmöglichen Termine an den passenden Schaltern angeboten. Eine integrierte Optimierungsfunktion vermeidet Lücken zwischen den Terminen.

So erhält jeder Kunde und jede Kundin eine individuelle und dynamisch berechnete Terminauswahl, die natürlich die Termindauer berücksichtigt, so dass Termine nicht nur innerhalb der Öffnungszeiten beginnen, sondern auch bereits enden.

Eine Anmeldefunktion per QR-Code vor Ort ermöglicht die einfache Anmeldung zum Termin, so dass nur Kunden aufgerufen werden, die auch wirklich vor Ort sind.

Ein automatisches Türöffnungssystem regelt den Zugang zu den Dienststellen nur für berechtigte Terminkunden. Über einen QR-Code kann an einem Lesegerät der Zugang über eine automatische Türöffnung von den berechtigten Kunden angefordert werden.

Die Stadtverwaltung Bergkamen ist seit 2021 Kunde von Berner Telecom-Dienste. Dort war man durch sehr erfolgreiche Projekte in regionaler Nähe, wie dem Kreis Unna, Werne und Bielefeld auf die Produkte tempus und primus aufmerksam geworden.

Bislang wurde die Terminvereinbarung im Bürgeramt „händisch“ und mit viel Personaleinsatz während der Corona-Zeit durchgeführt. Das Bürgeramt ist nun die erste Stelle, an der die Terminvereinbarung tempus und die Aufrufanlage primus in Betrieb genommen wurde. Teile der bisherigen Aufrufanlage konnten dabei weiterverwendet werden.

Durch die Lösung Software-as-a-Service war die Umstellung reibungslos und die Inbetriebnahme konnte inkl. Schulung binnen weniger Wochen durchgeführt werden.

Das Verfahren hat für alle Seiten Vorteile

• Die Kunden können Termine zu jeder Zeit im Internet buchen
• Durch die kapazitative Terminplanung können die Termine optimaler vergeben werden. Damit sind Termine schneller für die Kunden verfügbar und die Mitarbeiter können besser ausgelastet werden.
• Das Bürgeramt kann sich auf die Sachbearbeitung konzentrieren anstelle auf Telefonate zur Terminbuchung, die bis zu 25% der Personalkapazität absorbiert haben.
• Die Stadtverwaltung bemüht sich um barrierefreie oder mindestens barrierearme Services. In diesem Zusammenhang kann die Aufrufanlage selbständig von Kunden/Kundinnen so eingestellt werden, dass die Aufrufe nicht nur optisch angezeigt, sondern vollständig angesagt werden. Damit kann auch Bürger/Innen mit Sehbeeinträchtigungen eine eigenständige Nutzung der Terminverienbarung und Aufrufanlage ermöglicht werden.

Das Straßenverkehrsamt in Wuppertal war der erste Kunde der tempus-Terminvereinbarung. Seit dem Jahr 2004 können im Straßenverkehrsamt in Wuppertal Termine im voraus gebucht werden.

Seit Ende 2013 werden sogar grundsätzlich alle Kundenkontakte über tempus organisiert.

Laufkunden, die vor Ort spontan Ihre Anliegen bearbeitet haben möchten, erhalten in der Regel Terminwartemarken für den selben Tag.

Das Bürgeramt Frankfurt ist seit mehreren Jahren Kunde und tempus-Nutzer.

Das System arbeitet mit Anbindung an eine ARAS-Aufrufanlage im zentralen Bürgeramt.

Eine Ausweitung des Systems sowohl in Bezug auf den Anteil der Termine an den Gesamtkontakten als auch eine Ausweitung auf alle 11 Standorte ist vorgesehen.

Der Bereich Einwohnerwesen in der Stadtverwaltung Wuppertal nutzt tempus 2018.

Bedingt durch die sehr erfolgreiche Nutzung der Lösung in dem Straßenverkehrsamt und dem Ausländeramt entschloss sich der Bereich Einwohnerwesen zur Migration der vorher bestehenden Lösung zu tempus und primus.

Flankiert durch weitere Maßnahmen trug tempus dazu bei, dass das Einwohnermeldeamt eine spürbare Reduktion der Kunden-Wartezeiten erreichen konnte, die sich in 2021 auch in einer sehr guten Position des Amtes bei einer Kundenumfrage nach dem beliebtesten Amt in NRW dokumentierte.

Der Bereich Einwohnerwesen in der Stadtverwaltung Essen nutzt tempus seit Mitte 2015.
Dabei sind alle Bürgerämter der Verwaltung mit tempus ausgestattet worden. Alle Kundenkontakte werden dabei über Terminvereinbarungen durchgeführt.

Kunden haben die Möglichkeit, die Termine vorab im Internet zu buchen oder als Laufkunden an speziell aufgestellten Terminkiosks in den Bürgerämtern. Nach Eingabe der gewünschten Dienstleistungen können die Kunden interaktiv einen festen Termin buchen, im Idealfall nur wenige Minuten nach der Terminvereinbarung.